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2023/05/01

RPAとAI　事務作業の効率化

信州の春

桜の花も散り、新緑が山々を覆い始めたここ東信地区では、畑の野菜は例年より成長が著しく早く、田の準備も着々と進んでいるようです。植物の生育が例年に比べ早まることは、あまり良いことではありません。年によっては、ゴールデンウィーク前後に霜の降りる日があり、既に芽吹いた果樹や寒冷対策がされていない作物は、低温障害や抽苔の恐れがあり、生産者の方々は対策に頭をめぐらせることになりますし、時に打つ手なく祈るばかりにもなり得ます。市場への供給が不安定になり、価格の高騰や反動の暴落にも繋がります。大手バイヤーは見越して契約の取り付けを急ぎますし、先を見据えて輸入を計画する企業もあるかと思います。異常気温に対する施策は後に大きな収入に繋がることがありますが、野菜類に関しては常に別産地の状況に影響されますので、手間とコストが裏目に出ることもあり、単純ではありません。またそういったことに右往左往しない農家さんでも、販売価格はそのまま影響しますので、主な下振れ影響はそのまま、上振れに関してはうまく差し引かれることも…。難しいながらも、気候変動ともうまく付き合ってゆくしかない、そんな時代になっているのかもしれませんね。

さて、そんな植物のあれこれとは遠い本日のタイトルですが、ひょんなことから業務改善を調べることになり、このRPAというシステムに遭遇しました。Robotic Process Automationを略してRPA。業務作業を人間の替わりに行ってくれるソフトウェアのようです。AIなのか？と思いましたが、そうではないとの事。AIのオープンソースに関しては、猫も杓子も挙って活用していますが、RPAとAIと何が違うのか、右に習って某AIに聞いてみました。まずRPAとは？

RPA (Robotic Process Automation)

ソフトウェアロボットを使用して、企業や組織の業務プロセスを自動化する技術です。

RPAは、例えばデータ入力やファイルの転送などのルーティン業務を自動化するために使用されます。これらの業務は、繰り返し行われることが多く、人間が手作業で処理すると時間とコストがかかる場合があります。RPAは、これらの業務を自動化することで、精度を向上させ、生産性を高めることができます。 RPAは、通常、既存のアプリケーションやシステムと統合されます。これにより、ユーザーは業務プロセスの自動化に必要な専門知識やプログラミングスキルを持たなくても、RPAソフトウェアを使用して自動化を実現できます。

とのこと。これだけ見ると素晴らしい限りですね。で、AIとの違いを聞いてみました。

RPAとAIは、両方とも企業や組織の業務プロセスを効率化するために使用される技術ですが、それらは異なるアプローチを持っています。

RPAは、ルーティン業務を自動化するために使用されます。これらの業務は、繰り返し行われることが多く、人間が手作業で処理すると時間とコストがかかる場合があります。RPAは、ソフトウェアロボットを使用してこれらの業務を自動化することで、精度を向上させ、生産性を高めます。一方、AIは、人工知能を利用して、高度な認識、理解、および推論を行うことができます。AIは、機械学習、深層学習、自然言語処理などの技術を使用して、データからパターンを検出し、予測モデルを構築し、問題を解決することができます。AIは、人間が難しいと思われるタスクを自動化することができます。たとえば、画像認識、音声認識、自然言語処理などのタスクを行うことができます。したがって、RPAは主にルーティンタスクの自動化に使用され、AIはより複雑で高度な認識、理解、および推論を必要とするタスクを自動化することができます。両方の技術は、企業や組織の業務プロセスの自動化に役立ちますが、目的やアプローチが異なります。

要はRPAは人間が日々繰り返す庶務を、替わりに行ってくれるロボットですね。ヒューマンエラーやリダンダンシー(重複性)を削減し、業務の効率化を促進してくれる便利なソフトウェアということでしょうか。業務改善やプロセス改善には欠かせないようになるのでしょう。では課題点や導入に際する注意点を聞いてみます。

課題

RPAの導入には多くの利点がありますが、いくつかの課題もあります。以下に、RPAの課題をいくつか挙げてみます。

RPAの対象となる業務の限界：RPAは、ルーティンタスクを自動化するのに最適ですが、より複雑な業務には対応できません。例えば、判断力や人間の経験が必要なタスクには対応できません。
プログラムの変更と更新の難しさ：RPAのプログラムは、業務プロセスに依存しているため、プロセスの変更や更新がある場合、プログラムを再設定する必要があります。これには、時間とコストがかかる場合があります。
セキュリティリスク：RPAの使用は、セキュリティリスクを引き起こすことがあります。RPAは、業務プロセスに関する機密情報を扱うため、不正アクセスや情報漏洩のリスクがあることに留意する必要があります。
ロボットの管理と保守：RPAは、ソフトウェアロボットを使用するため、ロボットの管理と保守が必要です。ロボットの故障やバグが発生した場合は、修理や再設定が必要になるため、適切な管理が必要です。

RPAを導入する際には、以下の点が重要です。

自動化するプロセスの評価：RPAを導入する前に、自動化するプロセスを評価し、どの部分を自動化するかを決定する必要があります。自動化できるプロセスの特定や優先順位の付け方は、成功に必要な大切なステップです。
チームの協力：RPAの導入には、ITチームや業務チームなど、複数のチームが協力して取り組む必要があります。RPAは技術的な側面とビジネス側面の両方が関わるので、適切なスキルや知識を持つ人材の協力が不可欠です。
適切なトレーニング：RPAを正しく導入するためには、導入する前に従業員に適切なトレーニングを提供することが必要です。自動化されたプロセスを管理したり、RPAソフトウェアを操作するスキルを持った人材を育成することで、プロジェクトの成功につながります。
セキュリティ：RPAは、自動化された業務を実行するため、データへのアクセス権限など、セキュリティ面に関する問題が生じることがあります。このため、RPAを導入する際にはセキュリティ面に配慮し、適切なセキュリティポリシーやガイドラインを策定することが重要です。

やはり、基本的には業務を熟知した担当者と、それを正確に指令し、セキュリティを監視するエンジニアが必要のようです。また、従業員からの十分な聞き取りと、導入後のトレーニングが必要になり、当然そのあたりを請け負う専門業者も多く存在するようなので、会社の規模に見合えば外注するべきなのかもしれません。今回は日常業務内の無駄を無くすべき奮闘する担当者の方々への感謝を込めて、RPAについて簡単に触れてみました。興味のある方々が更に深掘りして頂くきっかけになれば幸いです。