経営推進部（経理）の業務内容とは？vol2

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2021/07/05

こんにちは経営推進部の藤巻です。
前回の投稿では経営推進部（経理）の「毎日やるべき業務」についてご紹介しましたが、今回は「毎月やるべき業務」の中でもお取引先（仕入や外注先）から届く【請求書の処理】についてご紹介します。

請求書の照合

毎月、月初にお取引先から先月分の請求書が届きます。（弊社は末締めの翌月末払いがほとんどです。）
届いた請求書の金額が正しいか、照合作業を行います。
農機の部品など仕入の請求に関しては、仕入れの都度入力している「仕入れ管理表」の登録と請求金額が一致しているかを確認します。
相違ある場合には、請求書と仕入れ管理表の入力を一つずつ突合わせをし、間違いを見つけます。
外注費や固定費などは、該当部門へ請求書を回し請求金額が正しいか確認をしてもらいます。
請求金額OKの確認が取れた請求書はMS（マネジメントスタッフ）に確認印を押印してもらいます。
（10日までに全ての請求書の照合が終わるように取り組んでいます）

資金繰り表入力

資金繰り表とは、各口座の収支をまとめた表になります。
一定期間のすべての収入と支出を分類・集計し、収支の動きや過不足の実態などを把握できる表です。
照合を終えた請求書は全て資金繰り表へ入力します。仮に資金不足となる場合には、いち早く状況を予測することができます。

会計入力（仕訳登録）

総勘定元帳を補う機能として、補助元帳への仕訳入力作業をします。（会計ソフトは「マネーフォワードクラウド会計」です）
例えば、「ある会社に、どのくらいの売掛金や買掛金があったか」を知りたいとき、総勘定元帳を見てもすぐには分かりません。
しかし、補助元帳である売掛金元帳があれば、得意先ごとに売掛金や買掛金の増減が分かるようになっているので、集計をする手間などが省けます。
そして主要簿である仕訳帳や総勘定元帳を補って、企業の経営状況を詳しく把握する役割を持っています。
（15日までに全ての請求書の仕訳登録が完了するように取り組んでいます）

支払い予約（作業）

末日払いの請求分はインターネットバンキングを使って1件ずつ支払い予約をします。
支払先は登録ができるので、2回目以降は口座番号のみ入力すれば、該当口座が簡単に呼び出せます。
予約ですので手続きと同時にお金が即振り込まれる訳ではありませんが、振込日・振込先・振込金額を間違えない様、慎重に全集中で作業をします。
（ちなみに6月末払いは70件ありました）

支払い予約確認（承認）

支払い予約は、予約をしても承認されなければ振込が実行されない仕組みとなっています。
予約された振込を1件ずつ、
・支払日
・払出口座
・振込先口座
・振込金額
に間違いがないか確認し、承認ボタンを押して行きます。
慎重に全集中で作業をします。
支払い予約の作業者と承認者は同一人物ではなく必ず別のスタッフが対応する様にしています。
承認された支払一覧と、資金繰表を照らし合わせ、相違はないか、確認作業を行います。