経営推進部の法務担当・IPO準備室の町田です。

今回は、業務マニュアルの目的や役割、具体的な内容について、紹介したいと思います。

1 はじめに

内部統制とは、違法・不正な行為を企業活動を行わないように企業内部で自主コントロールする仕組みをいいます。

企業外部からは、監査人などが企業活動を監視していますが、それだけでは企業の組織的な不祥事を防ぐには不充分といわれています。近年では、外部からの監視だけではなく、企業内部から、各役員、各従業員が相互に監視することが期待されています。

違法・不正がなく適正な業務が行われているかどうかを判断するには、適正な業務かどうかを判断する基準が明確になっている必要があります。

その判断する基準のひとつになるのが、業務マニュアルとなります。

具体的な業務手順や処理フローを定めた業務マニュアルの存在は、内部統制を機能させるためには必要不可欠なものということができます。

2 業務マニュアルの目的・役割

業務マニュアルを作成する目的は、以下のように様々なものがあります。

・業務ミスの削減、防止

・業務効率の向上

・業務の品質を標準化

業務マニュアルを作成する場合には、まずその作成目的を明確にする必要があります。

目的が明確になっていないと、マニュアルとして定めるべき内容が定まりません。そのため、作成しただけで活用されないということが多々起こります。

マニュアルを作成する場合には、業務処理に役立つ内容が明確に記載されており、実際に活用されることが絶対命題となります。

マニュアルには決まった形はありませんので、作成目的を達成できるものであればどんな形でも問題ありません。

ただ、誰がみても業務の流れが把握できるような明確かつ平易な内容とする必要があります。

また、日々の業務の処理手順は、変化し続けるものです。そのため、改訂しやすいものにしておく必要があります。

作成したマニュアルが実際に活用されているかどうかを確認するため、定期的に従業員からアンケートをとるなどして業務に適合した内容に保つことも必要です。

3 業務マニュアル作成後のモニタリング

業務マニュアルを作成した後は、業務処理がマニュアルに沿ったものになっているかどうかを、定期的にモニタリング（監視）しなければなりません。

具体的に業務が適正といえるには、マニュアルの内容が適正であること、マニュアルに従って処理されていることが必要です。

すべての業務をモニタリングすることはできませんが、各業務の重要部分に限定して、定期的な監査等を行うことにより、業務の適正を担保することができます。

4 おわりに

業務マニュアルには、上記のような重要な役割が存在しています。

企業活動は、組織内の人間の活動が集積したものにすぎません。各役員・従業員が日々の業務を適切に処理していくことにより、はじめて適正な企業活動を営むことができるといえます。

今回は、業務マニュアルの作成と内部統制の関係について紹介しました。

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